Nelfos personvernerklæring

Kontaktpersoner i medlemsbedrifter.

 Vi behandler opplysninger om kontaktpersoner i medlemsbedrifter for å

• Informere medlemsbedriftene om vår virksomhet
• Administrere medlemskap i Nelfo og NHO, blant annet innkalle til møter i våre organer og fakturere kontingent
• Yte tjenester til medlemsbedrifter
• Dokumentere kontakt mellom medlemsbedriftene og oss
• Utforme våre synspunkter i faglige, politiske og andre saker
• Med kontaktpersoner mener vi ansatte og andre representanter for medlemsbedrifter.

Behandlingen av opplysninger er basert på vår berettigede interesse som består i å administrere medlemskap og å forfølge vårt vedtektsfestede formål som bransje- og interesseorganisasjon. Behandlingen av opplysninger som gjelder lagring av regnskapsmateriale er basert på de rettslige forpliktelsene som fremgår av bokføringsloven og annen lovgivning.

Det er frivillig for kontaktpersonene om de ønsker å gi oss personopplysninger, men daglig leder må gi oss sine kontaktopplysninger. Henter vi inn personopplysninger fra andre, vil det gjelde i hovedsak navn, kontaktopplysninger, stilling, funksjon og arbeidsgiver. Kilde for slike opplysninger vil være kontaktpersonens arbeidsgiver, for eksempel fra arbeidsgivers nettside. Vi kan hente inn opplysninger fra offentlige registre (Foretaksregisteret) om hvem som er styremedlemmer og daglig leder i medlemsbedrifter.

Se avsnitt om saker som blir behandlet av advokater og avsnitt om henvendelser til Nelfo.

Innehavere av enkeltpersonforetak som er medlemmer i Nelfo

Mange opplysninger om enkeltpersonforetak vil samtidig utgjøre personopplysninger om innehaveren. Vi behandler opplysninger om enkeltpersonforetak for å

• Informere dem om vår virksomhet
• Administrere medlemskapet i Nelfo og NHO, blant annet innkalle til møter i våre organer og fakturere kontingent
• Yte dem tjenester
• Dokumentere kontakt mellom dem og oss
• Utforme våre synspunkter i faglige, politiske og andre saker

Behandlingen av opplysninger er basert på vår berettigede interesse som består i å administrere medlemskap og forfølge vårt vedtektsfestede formål som bransje- og interesseorganisasjon. Vi lagrer og utleverer opplysninger hvis vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter bokføringsloven og skatteforvaltningsloven.

Innehaveren må gi oss personopplysninger for å være medlem i Nelfo. Henter vi inn personopplysninger fra andre, vil det gjelde i hovedsak kontaktperson og kontaktopplysninger. Kilde for slike opplysninger vil være offentlige registre (Foretaksregisteret, Regnskapsregisteret mv.)

Opplysninger om andre bedrifter enn enkeltpersonforetak utgjør ikke personopplysninger.

Personer som henvender seg til Nelfo

Vi behandler personopplysninger om dem som henvender seg til Nelfo, for å besvare og dokumentere kommunikasjonen. Dette gjelder alle former for kommunikasjon, fysisk og digital, skriftlig og muntlig.

Behandlingen av opplysninger er basert på vår berettigede interesse som består i å dokumentere den virksomheten vi driver.

Det er frivillig å gi oss personopplysninger. Får vi ikke de opplysningene vi trenger for å besvare henvendelser, kan vi ikke besvare henvendelsene og vi kan slette henvendelsene. Vi vil ikke motta, eller behandle på annen måte, sensitive opplysninger fra noen uten at vi har lovlig grunnlag for det.

Vi kan lagre personopplysninger så lenge det er nødvendig for de formål som er nevnt ovenfor. Kommunikasjon med et innhold som kan føre til behov for senere oppfølgning, klager eller innsigelser, kan vi lagre i inntil ti år.

Kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle bedriftskunder og leverandører

Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner hos eksisterende og potensielle kunder og leverandører for å:

• administrere våre forhold til kunder/leverandører
• markedsføre våre varer og tjenester (herunder medlemskap i Nelfo)
• forberede, gjennomføre og dokumentere kjøp og salg av varer og tjenester
• evaluere kjøp og salg av varer og tjenester

Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse som består i behovet for innkjøp, salg og markedsføring. Vi lagrer og utleverer opplysninger også der vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter bokføringsloven og skatteforvaltningsloven. Vi oppbevarer opplysninger så lenge vi mener det kan bli bruk for dem, for eksempel for å dokumentere forhold rundt kjøp og salg.

I mange tilfeller vil det være nødvendig at vi får personopplysninger for å inngå avtaler med kunder og leverandører. Får vi ikke de opplysningene vi trenger, vil vi ikke inngå avtale.

For øvrig er det er frivillig for kontaktpersonene om de ønsker å gi oss personopplysninger. Henter vi inn personopplysninger fra andre, vil det gjelde kontaktopplysninger, stilling, funksjon og arbeidsgiver samt eventuelt kompetanse og referanser der det er relevant. Kilde for slike opplysninger vil være kontaktpersonens arbeidsgiver, for eksempel fra arbeidsgivers nettside. I noen tilfeller henter vi inn referanser fra andre for å vurdere egnethet av kunder og leverandører.

Vi kan lagre opplysningene inntil bedriften opphøre å være kunde/leverandør eller til kontaktpersonen opphører å være kontaktperson, med de unntakene som er nevnt ovenfor.

For deltakere på kurs og andre arrangementer gjelder dessuten avsnitt «Innledere og deltagere på kurs, arrangementer, møter o.l.»

Driver vi næringsvirksomhet, skal vi sende markedsføring per e-post bare til fysiske personer som har gitt samtykke til det på forhånd, jf. markedsføringsloven, se også avsnitt «Adressater for utsendelse av nyhetsbrev, markedsføring o.l.».

Medlemmer i fagforeningene

Vi behandler personopplysninger om personers medlemskap i fagforeninger for å:

• administrere krav om tariffbinding der tariffavtaler bestemmer at de skal gjøres gjeldende for navngitte personer (dette gjelder for tariffavtaler med LFT, NITO eller Lederne som part)??
• verifisere at vilkåret om representativitet for rett til tariffavtalebinding er oppfylt
• administrere plassfratredelser (streik)
• rådgi medlemsbedrifter i konkrete personalsaker og behandle tarifftvister som gjelder enkeltpersoner

Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse som følger av at vi er part i landsomfattende tariffavtaler og at vi rådgir medlemsbedrifter. Opplysningene vil være navn, stilling, arbeidsgiver og den tariffavtale vedkommende er eller skal være omfattet av. Personers medlemskap i fagforeninger er en sensitiv personopplysning. Vår behandling av den opplysningen vil være omfattet av innholdet i tariffavtaler med overenskomster, rettskrav eller at personen selv har åpenbart har offentliggjort opplysningen, jf. personvernforordningen artikkel 9 nr. 2 hhv. bokstav b, f og e.

Kilden for personopplysningene vil være de fagforeninger personen er medlem av eller den bedriften personen er ansatt i. Kilden er ikke offentlig tilgjengelig.

Vi kan lagre opplysningene så lenge de er relevante og aktuelle for vår saksbehandling.

Brukere av Nelfo log-in og Arbinn

Vi behandler personopplysninger om brukere av disse tjenestene for å yte informasjon som bl. a. fordrer tilgang til beskyttede områder.

Behandlingen av opplysningene er basert på vår berettigede interesse som består i å yte medlemsbedriftene tjenester.

Det er betingelse for å bruke disse tjenestene at det blir registrert opplysninger om brukerne.

Vi kan lagre opplysningene så lenge brukerne har tilgang til disse tjenestene.

Kontaktpersoner i samfunnslivet

Vi behandler personopplysninger om personer i bedrifter, akademia, offentlig forvaltning, medier, politikk, andre organisasjoner og samfunnslivet for øvrig for å informere om og å innhente og kartlegge synspunkter på og vurderinger av spørsmål og saker som gjelder næringslivet.

Behandlingen av opplysningene er basert på vår berettigede interesse som består i å forfølge vårt vedtektsfestede formål som bransje- og interesseorganisasjon.

Det er frivillig for kontaktpersonene om de ønsker å gi oss personopplysninger. Vi kan hente inn personopplysninger fra andre kilder. Kilder for slike opplysninger vil for eksempel være medier, nettsider og offentlige organer. Opplysningene kan omfatte opplysninger som er relevante for formålene nevnt ovenfor, blant annet ytringer fra personene selv.

Behandler vi sensitive personopplysninger ("særlige kategorier"), blant annet om "politisk oppfatning" og "filosofisk overbevisning" (se personvernforordningen artikkel 9 nr. 1), skal vi sørge for å at vilkårene for det er oppfylt, for eksempel ved samtykke fra personen selv eller der personen selv har gjort opplysningene offentlig.

Vi kan lagre opplysningene inntil vi blir kjent med at vi ikke lenger har et formål med å ha opplysningene lagret.

Medlemmer av organer, råd, utvalg, referansegrupper mv. tilknyttet Nelfo

Vi behandler personopplysninger om personer i Nelfos organer for å organisere og legge til rette for arbeidet i organene og for å dokumentere saksbehandling. Med tillitsvalgte mener vi personer som er valgt eller deltar i Nelfos råd, utvalg mv., blant annet medlemmer av styre og representantskap.

Behandlingen av personopplysninger er basert på vår berettigede interesse som består i å styre og lede virksomheten. Foreligger det ikke slik interesse, vil vi innhente samtykke til behandling. Behandler vi sensitive personopplysninger ("særlige kategorier"), blant annet om helseforhold, politisk oppfatning og filosofisk overbevisning (se personvernforordningen artikkel 9 nr. 1), vil vi sørge for å at vilkårene for det er oppfylt, for eksempel ved samtykke fra personen selv. Vi lagrer og utleverer opplysninger hvis vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter bokføringsloven, skatteforvaltningsloven eller a-opplysningsloven hvis vi betaler godtgjørelser.

Det er en betingelse for verv mv. at de tillitsvalgte mv. selv gir oss opplysninger. Gir man ikke opplysninger, kan man ikke ha verv i Nelfo. I forbindelse med nominasjon av kandidater til verv kan vi hente inn relevant informasjon fra andre kilder når det er nødvendig for å vurdere egnethet. Kildene vil ikke alltid være offentlig tilgjengelige.

Vi kan lagre saksbehandlingsdokumenter (møteinnkallinger, -referater o.l.) i en ubegrenset periode.

Vi kan levere ut opplysninger til andre når det er nødvendig for Nelfos virksomhet. Opplysninger om hvem som er medlem av våre organer mv. vil som regel være offentlig tilgjengelige, blant annet på våre nettsider eller etter forespørsel fra omverdenen.

Adressater for masseutsendelser av nyhetsbrev, markedsføring o.l.

Vi behandler personopplysninger for masseutsendelser av nyhetsbrev mv. som gjelder Nelfos virksomhet.

Behandlingen av opplysningene er basert på vår berettigede interesse som består i å

• arbeide for å styrke næringslivets konkurransevilkår og lønnsomhet
• informere om arrangementer og kurs Nelfo arrangerer
• informere ansatte og andre representanter for tillitsvalgte i Nelfos medlemsbedrifter om de medlemsfordelene vi og våre samarbeidspartnere tilbyr medlemsbedriftene

Det er frivillig for å gi oss e-postadresser. Mottar vi ikke e-postadressen, kan vi ikke sende nyhetsbrev mv. Henter vi inn personopplysninger fra andre, vil det gjelde navn og e-postadresse for kontaktpersoner i medlemsbedrifter. Kilde for slike opplysninger vil som regel være kontaktpersonenes arbeidsgiver.

Vi skal opphøre utsendelser til mottakere som ber om å ikke få tilsendt utsendelser. Vi forbeholder oss muligheten til å lagre opplysningen om at mottakeren ikke lenger ønsker utsendelser. Vi skal slette e-postadressen hvis vi får beskjed om at den ikke lenger er aktiv.

Driver vi næringsvirksomhet, skal vi sende markedsføring per e-post bare til fysiske personer som har gitt samtykke til det på forhånd, jf. markedsføringsloven. Om vi bruker databehandlere, for markedsføring per e-post, skal deres behandling være regulert av en databehandleravtale vi har med dem. Det er vi som bestemmer hvordan de kan bruke opplysningene. De kan ikke bruke opplysningene til andre formål enn de som fremgår ovenfor.

Innledere og deltakere på kurs, arrangementer, møter o.l.

Vi behandler personopplysninger om innledere, kursholdere, talere og foredragsholdere og om påmeldte deltakere på kurs (herunder e-læring), arrangementer, møter mv. for å

• planlegge, gi informasjon om, legge til rette for kurs, arrangementer, møter o.l.
• legge til rette for kontakt mellom deltakerne og for å kontakte deltakere ved behov
• fakturere hvis det er deltakeravgift
• evaluere kurs, arrangementer, møter o.l.
• informere om fremtidige kurs, arrangementer, møter o.l.
• Behandling av opplysninger er basert på vår berettigede interesse som består i å avholde kurs, arrangementer, møter mv.

Det er en betingelse for å være innleder mv. eller deltaker at vi får de opplysningene vi trenger for å oppnå formålene ovenfor. Gir du oss sensitive opplysninger om forhold som er nødvendige for at vi skal kunne imøtekomme behov du måtte ha (for eksempel om mat), vil vår behandling være basert på samtykke fra deg.

Vi leverer ut lister med navn på deltakere og bedriftene de representerer til innledere mv. På noen arrangementer deler vi ut lister til deltakere, med navn på deltakere og den bedriften de representerer, slik at deltakerne lett kan komme i kontakt med hverandre på arrangementet. Du kan reservere deg mot å bli oppført på listen.

Vi kan lagre opplysninger om innledere mv. og deltakere mv. i inntil seks måneder. Vi lagrer og utleverer opplysninger hvis vi har en rettslig forpliktelse til det, for eksempel etter bokføringsloven og skatteforvaltningsloven.

For arrangementer i Nelfos lokaler gjelder også avsnitt «Personer med tilgang til Nelfos lokaler».

I den grad det tas/publiseres bilder som ikke er situasjonsbilder på kurs, arrangementer, møter, o.l. innhentes samtykke.

Personer med tilgang til Nelfos lokaler i Fridtjof Nansens vei 17-19 (FN 17-19) i Oslo

Fridtjof Nansens vei 17/19 AS er utleier. Utleier behandler personopplysninger om besøkende og andre med tilgang i FN 17-19 for å ha oversikt over hvem som har adgang til lokalene. Nelfo behandler personopplysninger for å legge til rette for møter, arrangementer mv.

Behandlingene av opplysninger om besøkende er basert på utleiers og Nelfos berettigede interesser som består i hhv. å sikre våre lokaler og i å arrangere møter, arrangementer mv. Gir du sensitive opplysninger om forhold som er nødvendige for å kunne imøtekomme behov du måtte ha (for eksempel om mat), vil behandlingen av opplysningene være basert på samtykke fra deg.

For å få adgang til FN 17-19 er det en betingelse at navnet ditt blir registrert i vårt system og at du bærer navnelapp. Vi kan kreve legitimasjon for å verifisere navn. (Fridtjof Nansens vei 17/19 AS og Nelfo har felles behandlingsansvar. Kontaktdetaljer til vår databehandler finnes i slutten av dette dokumentet.)

For å få adgangskort til Nelfos lokaler er det en betingelse at navn blir registrert.

For å få tilgang til wifi er det en betingelse at navn, mobiltelefonnummer og e-postadresse blir registrert. Vi kan lagre disse opplysningene og opplysninger om bruk inntil syv dager. Nelfo er behandlingsansvarlig.

FN 17-19 er overvåket av kameraer innvending og utvendig. Det er satt opp skilt på fasaden som informerer om dette. Fridtjof Nansens vei 17/19 AS er behandlingsansvarlig.

Fridtjof Nansens vei 17/19 AS skal slette opplysninger om besøkende i FN 17-19 innen syv dager etter registreringen av opplysningene. Furuholmen Eiendom kan lagre videopptak i inntil syv dager, men kan forlenge lagringen hvis det oppstår konkrete behov for det.

Vi utleverer ikke opplysninger til andre uten at du har gitt samtykke til det. I særlige tilfeller kan vi gi vi opplysninger til andre når sikkerhetshensyn gjør det nødvendig eller det foreligger mistanke om lovbrudd eller andre misligheter.

Personer omfattet av advokatoppdrag

Advokater ansatt i Nelfo og NHO behandler personopplysninger for å utøve advokatvirksomhet, herunder å dokumentere virksomheten.

Behandlingen av opplysninger er basert på vår berettigede interesse som består i å yte advokattjenester. Behandling av sensitive personopplysninger vil i de fleste tilfeller være basert på at behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav.

Det er frivillig å gi oss personopplysninger. I vår behandling mottar vi dessuten personopplysninger fra vår klient, som oftest en bedrift. Vi kan også motta opplysninger om personer fra andre parter i saken, vitner mv. Disse kildene er ikke offentlig tilgjengelige. Vi kan motta sensitive personopplysninger.

Opplysninger som er av en art som kan tilsi at det kan bli behov for senere oppfølgning, klager eller innsigelser, kan vi lagre i inntil ti år.

Lov om behandling av personopplysninger og personvernforordningen gjelder ikke for saker som behandles eller avgjøres i medhold av rettspleielovene (domstolloven, straffeprosessloven, tvisteloven og tvangsfullbyrdelsesloven mv.).

Besøkende på våre nettsider

Vi behandler ikke personopplysninger om personer som besøker våre nettsider der vi ikke krever pålogging.

Vår bruk av informasjonskapsler/cookies (lagring av opplysninger i brukers kommunikasjonsutstyr eller vår adgang til opplysninger, jf. ekomloven § 2-7 b) finner du her.

Vi utleverer personopplysninger slik det er beskrevet for de forskjellige kategoriene av personer. Vi utleverer også personopplysninger når vi er rettslig forpliktet til det.

Vi utleverer ikke personopplysninger til mottakere utenfor EØS-land.

De opplysningene vi har om kontaktpersoner i medlemsbedrifter blir brukt også av de landsforeninger, bransjeforeninger og andre tilknyttede enheter som medlemsbedriften er en del av. Vi har felles behandlingsansvar med dem for disse opplysningene.

Vi har felles behandlingsansvar med medarrangører når vi avholder kurs, arrangementer, møte o.l. sammen med andre.

Det blir ikke truffet automatiske avgjørelser på grunnlag av personopplysningene.

De personene vi har personopplysninger om, har rett til å få en bekreftelse om det fra oss. De har også rett til å be om tilgang til disse opplysningene. Har vi gale personopplysninger, kan den registrerte be om at de blir rettet.

I noen tilfeller kan de registrerte kreve at vi sletter opplysninger om dem. En slik rett har de registrerte blant annet når behandlingen er basert på samtykke som den registrerte trekker tilbake. I noen tilfeller kan de registrerte be om at vi begrenser eller slutter med behandlingen av personopplysninger om dem.

De registrerte kan ha rett til å få utlevert personopplysninger han/hun har gitt oss i den grad behandlingen vår er basert på samtykke.

Ønsker du å vite mer om dine rettigheter som registrert, anbefaler vi deg å lese på Datatilsynets nettsider. Du kan klage til Datatilsynet hvis du er misfornøyd med vår behandling av personopplysninger.

Vår mulighet til å lagre personopplysninger utgjør ikke en lagringsforpliktelse overfor de registrerte, utover det som følger av lovgivning.

Behandlingsansvarlig er Nelfo (organisasjonsnummer 968 908 383). Vår kontoradresse er Fridtjof Nansens vei 17-19, Oslo. Vår postadresse er postboks 5467 Majorstua, 0305 OSLO. Du kan også kontakte oss pr e-post post@nelfo.no eller telefon 23 08 77 00.

Behandlingsansvarlig for opplysninger om besøkende i Næringslivets Hus er Fridtjof Nansens vei 17/19 AS . Kontoradressen er Fridtjof Nansens vei 17-19, Oslo.

NHO har felles behandlingsansvar med landsforeningene og bransjeforeningene i NHO-fellesskapet. Nelfo er en landsforening i NHO. Integra og Heisleverandørenes Forening (HLF) er bransjeforeninger i Nelfo.

Vi vil stadig arbeide med å utvikle vår behandling av personopplysninger. Ved endringer av behandlingen, vil informasjonen ovenfor bli endret tilsvarende.

Informasjonen ovenfor er datert 27. juni 2018.